EN

CLARIFICATION PAPER FOR THE PROTECTION AND PROCESS OF PERSONAL DATA

We, Version Tekstil Turizm Sanayi ve Dış Ticaret A.Ş. (“VERSİON” or “Company”), shall provide maximum sensitivity for the protection of your personal data. To do that we shall abide by Personal Data Protection Law no.6698 (“Law”), by its secondary amendments that are in force or shall put into force under the Law (regulation, notice, announcement) and any binding decisions taken, or shall be taken by Council of Protection of Personal Data, and we shall give the utmost importance to the provided personal data of the real entities interacting with our Company.  As we fully understand this responsibility, -as the “Data Controller”- we shall process your personal data for the account creation processes as defined below, defined in the low and under the scope of the legislation.

 

Information Regarding Data Controller

 

Version Tekstil Turizm Sanayi ve Dış Ticaret A.Ş. (tax no. 9850000384) which is registered under no 75805 to the İzmir Registry of Commerce and residing at “Yahya Kemal Beyatlı Cad. No:16 BEGOS Buca/İzmir is the “Data Controller” under the law.

 

Purpose of Processing Personal Data:

 

Your personal data is processed by the Company in a limited and measured manner to carry out the necessary work and conduct activities in this manner by business units of the Company; to carry out the commercial activities of the Company in accordance with the legislation and Company policies; to determine, plan and implement the short, medium and long term commercial policies of the Company; to prepare and carry out human resources activities of Company; to fulfill the obligations of the Company arising from the relevant legislation; to manage customer relations and corporate communication processes, and to ensure the commercial and legal protection of the real and legal entities have business relations with the Company, within the limits of the Law and in accordance with the rules of honesty and always for the above-mentioned purposes.

 

Transfer of Personal Data:

 

Your data is transferred in accordance with the conditions specified in Articles 8 and 9 of the Law and within the scope of the above-mentioned purposes, to the legally authorized public institutions, judicial and administrative authorities, private law legal entities, and real persons that are permitted in other legislation, institutions and organizations that are authorized to audit the Company, payment institutions contracted for the fulfillment of payments and financial obligations, to business partners from whom the services are received or cooperated with, to conduct and develop the Company’s activities, and to the Company’s suppliers only when it is necessary, by taking the data security measures specified in the Law.

 

Collection Method for Personal Data and Legal Reason

 

Your personal data is collected by automatic and non-automatic methods, verbally, in writing, or electronically by the Company’s authorized units and employees. In this scope, personal data in the categories of identity, communication, personal, legal transaction, customer transaction, physical space security, transaction security, risk management, finance, professional experience, marketing, visual and audio records are processed on a legal basis. This processing is based on the following legal causes:
-The processing of the personal data belonging to the parties of the contract is mandatory as it is directly related to the establishment or execution of a contract clause specified in the second paragraph of Article 5 of the said Law.
-The data processing is mandatory for the data controller to fulfill their legal obligation.
-The data was made public by the person concerned.
-The data processing is mandatory for the legitimate interests of the Holding provided that doing so does not harm the concerned persons’ rights and freedoms. 

 

Rights of Data Owners under the Law

 

You may apply to the VERSİON whenever you want;

  • To inquire whether or not your personal data have been processed,
  • If so, then to ask for information in this respect,
  • To inquire about the purpose in processing process your personal data, and whether they are used in line with this purpose.
  • To know about third parties at home or abroad to which your personal data are transferred,
  • In case your personal data are misprocessed or incompletely processed, to ask for their correction,
  • To ask for the deletion or destruction of your personal data in line with such terms set out in the 7th article of the said Law.
  • Request the notification of the transactions made pursuant to clauses (d) and (e) of Article 11 of the Law to the third parties to whom your personal data has been transferred to,
  • To object to any result that may be to the detriment of you attributable to an analysis of your processed data by means of exclusively automatic systems,
  • In the case that you sustain a loss on account of unlawful processing of your personal data, you have the right to ask for redress.

 

 You may request to use your rights. You may direct your requests regarding your rights and the implementation of the Law to https://versiontex.com/by filling out the application form you may obtain from “Yahya Kemal Beyatlı Cad. No: 16 BEGOS Buca / İzmir ” address with wet signature by using your REM address or your e-mail address already registered in the Company’s data recording system by signing the application form with your mobile signature, secure electronic signature, through a notary public, registered mail or personal application, or electronically from versiontekstil@hs02.kep.tr or info@versiontex.com addresses. If the requests within this scope are to be answered in writing by VERSION, the reply shall be: free of charge for up to ten pages, and 1 Turkish Lira fee for each page above ten pages.  If the answer to the application is given in a recording medium such as CD or flash memory, the fee that might be requested by the Company cannot exceed the cost of the recording medium.

As a personal data owner, your application to use the rights that you have and defined above must have the following properties:
– Must be clear and understandable.
– Must be regarding your person,
and if you are acting on behalf of another person,
– You must submit your specified power of attorney certified by a notary public in this regard. It is obligatory to include name-surname, signature, TR ID number, residence or workplace address, e-mail address, telephone, and fax number, and the subject of the request in your applications, under the “Communiqué on the Principles and Procedures for Application to the Data Controller”. Applications that do not contain these elements shall be rejected by VERSION.

VERSİON TEKSTİL TURİZM SANAYİ VE DIŞ TİCARET A.Ş.

TR

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ HAKKINDA  GENEL AYDINLATMA METNİ 

Version Tekstil Turizm Sanayi ve Dış Ticaret A.Ş. (“VERSİON” veya “Şirket”) olarak  kişisel verilerinizin güvenliği hususuna azami hassasiyet göstermekteyiz. Bu bilinçle,  Şirket’in etkileşim içerisine olduğu gerçek kişilere ait kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel  Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”)’na, Kanun’a bağlı yürürlüğe koyulan ve koyulacak  ikincil düzenlemelere (yönetmelik, tebliğ, genelge) ve bağlayıcı nitelikteki Kişisel Verileri  Koruma Kurul’u tarafından alınmış ve alınacak kararlara uygun olarak işlenerek, muhafaza  edilmesine büyük önem atfetmekteyiz. Bu sorumluluğumuzun tam idraki ile Kanun’da tanımlı  şekli ile “Veri Sorumlusu” sıfatıyla, kişisel verilerinizi hesap açma işlemleri kapsamında  aşağıda izah edildiği surette ve mevzuat tarafından emredilen sınırlar çerçevesinde  işlemekteyiz. 

  1. Veri Sorumlusuna İlişkin Bilgiler  

Kanun uyarınca İzmir Ticaret Sicil Müdürlüğü’nde 75805 sicil numarasıyla kayıtlı,  9850000384 vergi kimlik numaralı, “Yahya Kemal Beyatlı Cad. No:16 BEGOS Buca/İzmir”  adresinde mukim Version Tekstil Turizm Sanayi ve Dış Ticaret A.Ş. Veri Sorumlusudur. 

  1. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları 

Kişisel verileriniz Şirket tarafından; Şirket’in yürüttüğü ticari faaliyetlerin mevzuata ve Şirket  politikalarına uygun olarak yerine getirilmesi için Şirket’in iş birimleri tarafından gerekli  çalışmaların yapılması ve bu doğrultuda faaliyetlerin yürütülmesi, Şirket’in kısa, orta ve uzun  vadede ticari politikalarının tespit edilmesi, planlanması ve uygulanması, Şirket’in insan  kaynakları faaliyetlerinin tasarlanması ve yürütülmesi, Şirket’in ilgili mevzuattan doğan  yükümlülüklerin yerine getirilmesi, müşteri ilişkileri ve kurumsal iletişim süreçlerinin  yönetilmesi ve Şirket’in iş ilişkisi içerisinde olduğu gerçek ve tüzel kişilerin ticari ve hukuki  emniyetinin sağlanması amaçlarıyla Kanun’da belirtilen sınırlar çerçevesinde hukuka,  dürüstlük kurallarına uygun ve işbu amaçlarla her daim bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde  işlenmektedir. 

  1. Kişisel Verilerin Aktarılması 

Kişisel verileriniz yukarıda belirtilen amaçlar dahilinde, Kanun’un 8. ve 9. maddesinde  belirtilen şartlara uygun olarak başta kanunen yetkili kamu kuruluşlarına, adli ve idari  makamlara, sair mevzuatta izin verilen özel hukuk tüzel ve gerçek kişilerine, Şirket’i  denetime yetkili kurum ve kuruluşlara, ödemelerin ve mali yükümlülüklerin yerine getirilmesi  adına anlaşmalı olunan ödeme kuruluşlarına, Şirket’in faaliyetlerinin yürütülmesi ve  geliştirilmesi için hizmet alınan veya işbirliği içerisinde olunan iş ortaklarına ve sadece  gerektiğinde Şirket’in tedarikçilerine Kanun’da belirtilen veri güvenliği tedbirleri alınmak  suretiyle aktarılmaktadır.  

  1. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi  

Kişisel verileriniz, Şirket’in yetkili birim ve çalışanları tarafından otomatik ve otomatik  olmayan yöntemlerle, sözlü, yazılı veya elektronik ortamda toplanmaktadır. Bu kapsamda  kimlik, iletişim, özlük, hukuki işlem, müşteri işlem, fiziksel mekân güvenliği, işlem güvenliği,  risk yönetimi, finans, mesleki deneyim, pazarlama, görsel ve işitsel kayıtlar kategorisinde yer  alan kişisel veriler; Kanun’un 5. Maddesinin ikinci fıkrasında gösterilen bir sözleşmenin  kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olmasından dolayı sözleşmenin taraflarına ait  kişisel verilerin işlenmesinin zorunlu olması, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü  yerine getirebilmesi için veri işlemenin zorunlu olması, ilgili kişinin kendisi tarafından 

alenileştirilmiş olması ve ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla  Holding’in meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması hukuki sebeplerine dayalı  olarak işlenmektedir.  

  1. Veri Sahiplerinin Kanun Kapsamındaki Hakları 

Dilediğiniz zaman VERSİON’a başvurarak; 

∙ Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,  

∙ Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, 

∙ Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp  kullanılmadığını öğrenme,  

∙ Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,  ∙ Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini  isteme,  

∙ Kanun’un 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini  veya yok edilmesini isteme,  

∙ Kanun’un 11. maddesinin (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel  verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,  

∙ İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi  suretiyle kendiniz aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme, 

∙ Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde  zararın giderilmesini talep etme, 

Haklarınızı kullanmayı talep edebilirsiniz. Haklarınıza ve Kanunun uygulanmasına ilişkin  taleplerinizi, https://versiontex.com/ adresinden temin edebileceğiniz başvuru formunu  doldurarak ıslak imzalı şekilde “Yahya Kemal Beyatlı Cad. No:16 BEGOS Buca/İzmir”  adresine noter kanalıyla, iadeli taahhütlü posta yoluyla veya şahsi başvurunuzla ya da  elektronik ortamda doldurduğunuz başvuru formunu mobil imzanızla, güvenli elektronik  imzanızla imzaladıktan sonra KEP adresinizi veya Şirket’in veri kayıt sisteminde halihazırda  kayıtlı olan e-posta adresinizi kullanarak versiontekstil@hs02.kep.tr veya  info@versiontex.com adresine iletebilirsiniz. VERSİON, bu kapsamdaki taleplere yazılı  olarak cevap verilecekse, on sayfaya kadar ücret almadan; on sayfanın üzerindeki her sayfa  için 1 Türk Lirası işlem ücreti alarak yanıtlandıracaktır. Başvuruya cevabın CD, flash bellek  gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde Şirket tarafından talep edilebilecek ücret kayıt  ortamının maliyetini geçemeyecektir. 

Kişisel veri sahibi olarak sahip olduğunuz ve yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için  yapacağınız ve kullanmayı talep ettiğiniz hakka ilişkin açıklamalarınızı içeren başvuruda;  talep ettiğiniz hususun açık ve anlaşılır olması, talep ettiğiniz konunun şahsınız ile ilgili  olması veya başkası adına hareket ediyor iseniz bu konuda noter tarafından tasdiklenmiş özel  vekâletnamenizi ibraz etmeniz gerekecektir. Başvurularınızda, ad-soyad, imza, T.C. kimlik  numarası, ikamet veya işyeri adresi, e-posta adresi, telefon ve faks numarası, talep konusu  unsurlarının bulunması “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ”  uyarınca zorunludur. Söz konusu unsurları barındırmayan başvurular VERSİON tarafından  reddedilecektir.  

VERSİON TEKSTİL TURİZM SANAYİ VE DIŞ TİCARET A.Ş.